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工作嚴謹零失誤 向會計師取經
 

2014習慣重塑計畫

工作嚴謹零失誤  向會計師取經

撰文◎陳培思

很多人認為從事會計必須天性謹慎,但勤業眾信會計師事務所審計部協理張鼎聲認為,細心嚴謹是靠後天養成,「這是隨著會計訓練、加上工作磨練出來的。」張鼎聲強調,「只要發現自己疏忽犯錯,立刻修正工作習慣,抱持『不貳過』的心態,就能終結草率馬虎、粗心大意的毛病。」


例如寫電子郵件,多數人一定有過按下「傳送」才發現忘記附件的經驗,張鼎聲也不例外,為了避免再犯下粗心的錯,他調整寫郵件的順序,第一個動作就先放附件,最後一步才填上收件者,幾次下來養成習慣就不會再犯。


自我改造術1|第一次就把事做對
張鼎聲在剛進事務所時,曾經因為想要趕快下班,匆促交出報告,結果內容出錯被退回來,得花上比原來更多時間修正。他從此學乖了,「第一次就該仔細把事情做好。」


「有好的工作態度,就會有嚴謹的工作習慣,」張鼎聲指出,「如果只是為了完成工作,敷衍交差了事,就很容易錯誤百出。但如果能意識到,工作的每一步都是在為自己累積實力,自然就會用心謹慎。」


在會計事務所,工作會有層層把關、交叉檢查,最後出錯的機率微乎其微,但張鼎聲強調,「不要認為出錯了有後面的人修正,就掉以輕心,應該對自己有所要求,把自己當成『最後一道關卡』。」


同樣的,面對客戶的提問,如果沒有把握,不要有「先答了再說」的敷衍念頭,「寧可請對方等一等,以最快的時間確認求證後,才予以回覆,否則回頭再去更正,只會更麻煩。」


自我改造術2|剛開始「膽小」沒關係
「很多人說做事要『膽大心細』,但其實膽子小一點沒關係,」張鼎聲說,「因為膽小,所以害怕出錯,才會戰戰兢兢,盡可能仔細。所謂的『膽大』,應該是用在事後,無論結果如何都勇於承擔。」


剛踏入事務所時,前輩教導張鼎聲如何製作報表,但他自認為有更簡單的方式,大膽採用自作聰明所發明的方法,結果做出來四不像。「有時我們太過自信,以為瑣碎的步驟可以省略跳過,但既然公司或制度傳承下來,就是有其必要性,」張鼎聲認為,「在經驗不斷累積、完全熟練之後,才可以自行調整,找出有效率又不易出錯的方式,但絕對不能一開始就這麼做。」


自我改造術3| 善用科技幫忙偵錯
科技日新月異,張鼎聲也借助科技之力,避免自己在忙亂中出錯。


「許多報表都是用EXCEL建檔,最陽春的辦法是一個個把數字key上去,這種方式很簡單,但面對大量數字卻很容易出錯。」張鼎聲會在建檔時設定好資料來源連結,直接利用公式把需要的數字透過計算匯入表格中,「雖然剛開始建立公式的過程會比較麻煩,但卻可以有效減少出錯的機率。」他也同時設定「驗算」公式,透過電腦幫自己把關。


張鼎聲發現,許多人寫英文電子郵件常出現錯字,畢竟不是母語,我們偵測錯誤的雷達沒那麼敏銳,因此他會善用電腦的「拼字檢查」、「文法檢查」等功能來幫忙把關。


「不要太相信自己的腦袋!尤其忙起來特別容易忘東忘西。」只要一有事情或問題需要處理,張鼎聲馬上在智慧型手機中記為待辦事項,「千萬別想說等一下再補上,往往一回頭就忘記了。」


張鼎聲平常盡量把所有的檔案電子化,然後存到雲端系統,一旦有需要可以馬上修改,也可省去忘記帶重要文件的麻煩。


自我改造術4|避免時間壓力造成錯誤
張鼎聲認為,「今日事今日畢,就是一種嚴謹工作習慣。」不要把事情都擠到最後一刻,因為時間若充裕,出錯的機會就降低,如果把工作留到最後再來做,一旦有突發狀況打亂了計畫,就沒有餘裕招架,手忙腳亂自然容易出紕漏。


同樣的邏輯,張鼎聲每天都提早起床,利用上班前完整、不被打斷的時段,趁著腦子最清醒時,處理最需要聚精會神的事務,到公司後才處理一般庶務。


為避免時間壓力造成錯誤,在設定待辦事項時,張鼎聲會根據重要性,預留一些反應時間,「不要把提醒時間設定在事件當時,而是要往前一段時間,即使到時忘記或有突發狀況,都有時間足以應付。」

 

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