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時間管理 幫你走出人生低谷
 

張永錫認為,追求幸福人生,就得從改變每一天開始,培養時間管理的好習慣,讓自己的每一天過得充實、而有所進展!

撰文◎編輯部 照片提供◎張永錫

 從2008年開始擔任講師,時間管理達人張永錫在兩岸開了50場公開班、數百場演講,他說:「走進教室的學員,都是帶著人生管理問題來的。」

 或許是對生活的無名恐懼,對於幸福追求的渴望,或者是已經在人生崗位上心力交瘁,對人與人的親密關係無法進入,對於社會成就的追求與失落……總之,許多人正走在人生的十字路口。

 但人生諸般問題,與時間管理有關嗎?張永錫斬釘截鐵的說:「是的!當你養成好的時間管理習慣,人生就會改變!」

 


張永錫認為,好的時間管理習慣,可以改變人生


要事為先 每天先吃三隻青蛙

 大的改變,往往從微小的行動開始。想要改造人生,張永錫認為,從時間管理著手是條捷徑。他提出要培養三個重要的習慣,第一個習慣是:「先吃了那隻青蛙」,藉由FAST原則,架構你的每日行動計畫系統。

 所謂的「青蛙」,指的是每天對你來說最難、但最重要的那件事。簡言之,「要事為先」,每天該花大量的時間在少數的青蛙上,這才是真正的「高效」。因此,在每一天的開端,你應該一早就確認今天要吃的青蛙,努力的向前推進。
 「更重要的是,我們要勇敢的先吃最醜的青蛙。當然,我不是要你硬吃,而是有方法的吃。」張永錫的「吃蛙大法」可以用FAST原則說明如下。

 F(Frog):先吃了那隻青蛙,每天勇於面對困難挑戰,如前文說明。

 A(Action List):把今天要做的事情列成「行動清單(Action List)」,例如每天 早上花點時間,列出1~3隻青蛙、及 5~7隻蝌蚪(其他任務)的每日行動計畫,之後就專注在今天該完成的行動上。

 「列出清單很有必要,因為有了具體的清單,才能找到自己(與團隊)專注的方向,」張永錫指出。

 S(Slice):S代表切小片(Slice),對於那些讓你感到有壓力、很複雜的高難度任度,你要試圖將它拆解、切成小片,確認下一步行動是什麼,執行起來就能順暢許多。

 例如他在寫文章、思考任務時,便常運用「心智圖」來梳理脈絡。張永錫舉例,寫文章前他通常還不確認結構,就會先畫一張心智圖,把想到的點子都放上去,這就是撰文的「素材」;接著重新排列心智圖各個分支,找出自己想要呈現的脈絡,最後才是動手寫作。

 他繪製心智圖的工具包括紙筆、數位塗鴉(例如Notability、筆記本 + 等塗鴉筆記)、以及心智圖軟體(如MindNode、Xmind等軟體),三者搭配、甚至同時使用。「心智圖應該包括三個面向,要畫出不同的時間軸,梳理後找出下一步行動,並且深度思考後呈現大目標,」張永錫強調。

 T(Time):利用計時器及有效方法,訓練好自己的「時間感」,如此才能明確掌控時間排程,準時完成任務。

用收件匣收集雜事 然後清空它

 張永錫講的第二個習慣是「清空收件匣」。他指出,第一步就是「收集雜 事」,「面對日益增加的會議、電子郵件、會談筆記、電子及紙本文件、各種想 法等雜事,我們要先收集,然後建立一個高效率的收件匣。」

 以現代人頗為依賴的即時通訊工具來說,他認為很難成為高效率的收件匣,因此最好「將即時通的任務收集到即時通之外」。

 電子郵件是現代人重要的收件匣,張永錫舉他的Gmail信箱為例,他會善用搜索、過濾功能,此外Inbox for Gmail有三個與時間管理相關的功能,包括「釘選郵件」,可以把一封郵件變成一個行動提示;「設定時間提醒」可讓郵件暫時消失,直到時間到了再出現;「打勾」功能可以將郵件打勾並封存,讓你享受做事完成的快感。

 另一個重要的收件匣就是筆記本了。像張永錫自己,他愛用心智圖在紙上作筆記,然後把筆記拍照存進他的數位筆記收件匣。對於頭腦一閃而過的靈感、圖像思考、需要拍照的場景等,他就用手機上的筆記App記錄。他也使用iPad Pro作為數位筆記本,有超大的螢幕可以瀏覽,可以批注文件,利於寫作或製作投影片。

 把眾多雜事收集完畢後, 只是把煩心的事放在找得到的地方,接下來就要進行「加工」與「組織」,然後「清空」它。

 「加工」,就是把「收件匣系統」收集的雜事批次加工成行動。例如,把一件雜事「剪髮」,加工成「打電話給Ivy問美髮沙龍的店名及電話」,並寫在每日行動計畫中。

 「組織」則是把加工後大量的行動提示分別放到行事曆、任務管理、行動清單、參考資料庫等,當需要時可以快速取出。清空收件匣,快速處理大批雜事,張永錫有4招:對於不必要的訊息,馬上捨棄;對於很快就可以處理完的事情,立刻行動完成;有可以授權他人的事,盡快分配出去;若以上3種狀況都不符合,就放入工作中樞(例如Google日曆及Keep)。

 例如收到一封郵件,要求填寫一份複雜的表格,但一週後才需要回覆,那就在工作中樞增列一條行動提示:「填寫XX表格」,設定提醒週五下班前填寫。

每日重開機 每週自我檢視

 張永錫提出的第三個習慣是:「做好每日Reboot重開機」。它其實就是「做好每日檢視」,聽來是稀鬆平常的道理,每日真正做到的人卻不多。

 他觀察現代工作者普遍的焦慮是:選擇太多,大環境變動太快,無法慢下來;時間被大量訊息切割(社群、郵件、會議、對話、文件……);追求工作與家庭生活平衡的標準很高,讓人感受強烈挫折感。

 為了不讓自己被資訊之流淹沒, 張永錫的習慣是利用每天清晨,讓自己的腦子「重新開機」,先瞭解自己昨天已完成的事情,接著選擇今天的三隻青蛙。

 如果時間充裕,他會清空收件匣(若時間不夠就先清空其一),將雜事加工成行動。如果比較沒時間,他會寫日記,讓自己思緒沉澱,接著列出今天的青蛙及蝌蚪。他指出,「除了寫日記,有人選擇打坐或跑步,這些也都是很好的自我檢視方法。」

 每週他也會找一段1小時的時間,檢視自己上一週做的事情,並且規劃未來一週的計畫。

 張永錫認為,是每日習慣讓人們從平庸走向卓越。所以,每天累積能量,認真面對大小事情,生命就可以進入Flow暢流,隨時充滿活力,成為時間的主人。「當你做事的時候,忘了時間的流逝,才是真正的時間管理,」他為時間管理下了如此註解。

 

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