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職場軟實力
 
溝通簡報力 讓價值被看見
 

從小到大,免不了與人溝通、上台報告,進入職場,這個能力更是重要。如何在職場上展現工作成果,你需要即時的簡報能力。



撰文◎編輯部 照片提供◎林稚蓉

 小至聊天建立關係,大至協調談判、會議報告,都涉及溝通簡報的能力。從工程師出身、在職場打滾多年、近年來在各大企業開設簡報課程的簡報訓練師林稚蓉,深切感受到溝通簡報能力的重要性。

 林稚蓉以自身為例,他說自己從小害羞,只要一上台就心跳加速,進入職場後,擔任工程師職位,卻每每在向老闆簡報時,詞不達意,感覺到自己空有滿腹的專業,卻無法以平易近人的語言表達出來。

簡報力 讓能力被看見

 「簡報力,是職場價值的放大鏡。若是簡報得不好,價值無法被看見;若是簡報得好,價值卻可以放大。」林稚蓉總結簡報的重要性。這也是林稚蓉從工程師轉行,投身經營個人簡報教學事業的主因。

 多年前,林稚蓉與朋友參加一個App設計比賽,為了從200多組優異的競爭對手中脫穎而出,他們費心設計5分鐘的精要簡報,希望提綱挈領點出App的特點,當時,林稚蓉就深深體悟到,「努力工作之外,如何把自己的價值講出來,也很重要。」

 自此,林稚蓉開始鑽研國內外近200本簡報相關書籍,開始踏上簡報教學之路。他從過往經驗出發,更能體會一般人害怕上台的心情,且他洞察聽眾的需要,發揮工程師的組織架構能力,拆解溝通簡報力,讓一般人也可以按圖索驥逐漸上手。

簡報5力 目標架構最重要

 林稚蓉拆解出簡報中最重要的5個要素,也就是簡報五力,他歸納為:目標力、架構力、手法力、設計力、表達力。其中,最重要的是目標力和架構力,這也是一般學生最缺乏卻也最關鍵的能力。

 「新世代的職場人,很早就接觸電腦,是網路世代,因此他們往往在設計上做得很好,有精美豐富的圖表甚至影像,卻忽略了簡報的目標和架構,所以常常被老闆說,說話沒有重點。」林稚蓉特別重視學生的目標力和架構力,此次也特別傳授讀者這2個要點。

 首先,本文透過一個「資訊系統提案簡報」實例,讓你瞭解透過釐清目標、建立架構之後,簡報可以有什麼不同。這是林稚蓉「簡報五力課程」的學員實例,掌握簡報的目標和架構後,改變相當大,甚至成功拿下客戶的案子。

 「材料不需大改, 但要懂得如何擺盤。」林稚蓉說,其實,學員前後的簡報 內容差異不大,但在釐清做投影片的目的,以及調整投影片的架構後,整個簡報就有了一百八十度的轉變。

3個W 掌握目標力

 何謂目標力呢?其實就是3W原則,3個W分別是who、what和why。

 ‧who:首先,你必須分析聽眾是誰,辨別誰是你簡報的對象。如果要向客戶提案,則要分析誰是決策者,誰又是能夠影響決策者的人,只有先掌握對象的喜好、口味,才能投其所好,做出適切的簡報。
 ‧what:設定清楚且具體的簡報目標。目標必須明確可執行,將當次簡報的目標確立之後,才可以有效地說服客戶。
 ‧why:設定說服聽眾的策略。簡單來說,就是提案人說服聽眾的誘因,若面對的是客戶,就該提出你的提案將帶給客戶哪些好處,並且舉證如何達到這些誘因。

 以「資訊系統提案簡報」為例,必須先確認對象是誰?他與你的關係為何?是老闆、同事,還是基層員工?接著,確定簡報要達到的目標為何?目標必須訂得清楚、明確、可執行。例如,希望客戶會先願意試用,這就是一個明確且可執行的簡報目標,不會過於難以達到,比較容易說服客戶採納。

 最後,也是簡報中很重要的一部分,為什麼客戶應該使用我的產品?也就是必須建構能夠說服客戶的誘因。林稚蓉指出,策略必須圍繞「解決哪些問題」和「產生哪些效益」來談,並利用量化數據、質化指標性個案來證明提案可產生的效益與可避免的問題。

套用不同公式 建立清楚架構

 「對老闆而言, 你的提案能夠解決什麼問題、產生什麼效益,永遠是最重要的。」林稚蓉歸納出來這一套趨吉避凶的心法,產生什麼效益就是趨吉,解決什麼問題就是避凶。

 更關鍵的是,簡報也有可套用的結構和公式,可以更有效地呈現出目標和架構。首先,三點法是相當好用的公式之一。以「資訊系統提案簡報」為例,它就將提案的好處歸納為三點,第一,節省成本;第二,提升效率;第三,改善良率。

 接下來,還有邏輯法,提案人可依照時間或空間去拆解要談的主題,例如:簡報可以依時間將內容化為步驟或循環圖;或依空間分為區域的實體空間,以及層次的虛擬空間。

 另外,還有口訣法,可以用知名公式,如:行銷4P、SWOT或波特5力,進行列點分析。還有一個方法是,自己設計藏頭詩,例如:提供給客戶「3省方案」,各自代表:省錢、省力、省時間。

不用華麗炫技 建立自己風格

 林稚蓉的課程分成基礎、實務和進階。基礎課程為簡報五力,此次他著重傳授目標力和架構力。手法力、設計力、表達力,則讓簡報更加分。手法力以故事法、提問法、對比法等加深聽眾的印象;設計力則能使投影片重點清晰;表達力則訓練上台的流暢表達和應對。

 其實,林稚蓉的教學,重點不在於投影片的華麗和炫技,林稚蓉認為,只要搞懂簡報的架構和目的,即使不善言詞的人,也可以依據結構和公式,保留自己本來講話的風格,不用刻意模仿不屬於自己的說話方式。

 

 

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