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想事半功倍?先懂得安排計畫順序
 

當手上有許多待辦事項,要如何排出優先順序?身為專業經理人的梁錦琳說,當時間充裕時可用影響力來決定順序;此外,她認為時間的急迫性在未來的決策將扮演愈來愈重要的角色。

 



撰文◎劉紋豪

 現為鼎鼎聯合行銷總經理的梁錦琳擁有豐富的職涯經驗,橫跨廣告、電信、零售通路等領域,在公司治理、營運管理及行銷,都具備良好的執行力。

 當手上有許多待辦事項,要如何排出優先順序?身為專業經理人的梁錦琳說,當時間充裕時可用影響力來決定順序,她打比方說,「這個東西影響到市場,可能有5萬人被影響,這個可能5個人。做下去可能會有2千萬的營收,這個做下去可能只有20萬的營收。」端看計畫的影響力,來排定執行先後。

 此外, 她也會評估這件事情,對提供服務有沒有急迫性,時間的急迫性通常扮演非常重要的角色。她進一步舉例,目前景氣沒那麼好,所以母親節檔期大家都希望能多帶點業績進來,它就有時間性,過了這個時間就沒有意義了。如果現階段能找到一個好的方式,現在已經5月幾日了,我可不可以在FB馬上加一檔促銷,讓業績能夠再翻轉過來。

 所以,她認為時間的急迫性在未來的決策將扮演愈來愈重要的角色,可是這件事情就要看是短期還是長期?如果是長期的一些規劃,尤其是資本投資的部分,那就要看它的影響性,還有未來在服務上面能不能夠墊高你的差異性,讓後面的追兵進來的門檻是比較高的。

把心清空放下成見 學會傾聽別人

 而溝通也是執行力裡相當重要的環節,也是計畫能否順利推動的關鍵。梁錦琳提到,「如果在執行力裡面沒有溝通,其實只是單向的執行,所以溝通一直是我們團隊的一個非常重要的象限,過去在教育訓練上也一直在強化這個分。」她進一步指出,「人與人的溝通說起來不難,但做起來很難,要先把心裡面的東西全放下。如果沒辦法淨空,就無法去傾聽別人,就代表你已有定見,就不能算是溝通了。」

 她舉例, 公司的團隊常因為計畫的執行,召開大大小小的會議,但她發現大家都存在著共同的通病,也就是──心裡總是想著「下一個要輪到我了」,就絕對不會聽到前面的人在講什麼。

 她回憶之前曾針對溝通進行的訓練,所玩的一個丟球的遊戲。當丟球者把球丟給下一個人時,接球者必須重複剛才丟球者所說過的話,而常常發生接球者吱吱嗚嗚啞口無言的狀況,梁錦琳提醒「淨空是很重要的,進到溝通裡面就要專注,把心中的定見放在桌上,先去傾聽。」

計畫落後時 協力找出問題點

 執行力不是單一, 有很多環環相扣的地方。很多人就會覺得把我的部分做好就好,但現在的時代很多事情已經不是一個人能夠獨力完成,中間有很多溝通協調,然後再訂一個合理可完成的時間規劃。 
 
 在執行計畫的過程中, 不可以全然順遂,有時不僅亳無進展,還有可能進度落後,遇到此情況時,該如何因應及找出解決之道?梁錦琳建議,如果把整件事情的邏輯都想清楚了,也知道消費者要什麼,也做到充分溝通,回過頭審視後依然無法推進;此時只能先暫停,檢視哪個象限出了問題,是需求改變?亦或技術改變?

 如果是合作的關係, 夥伴講求的是長久發展,雙方要靜下心共同協力找出問題點,但記得有時要顧慮到面子,所以身段要夠軟,因為最後的目的是要讓事情能夠圓滿進行。

強化夥伴關係 避免在過程中變動太多

 在執行計畫時如何維持耐力及成功的信念,讓計畫能夠順利結案,梁錦琳分享她的經驗。她認為夥伴關係是很重要的,就像你是一個人單獨跑,或是你是大隊接力大家一起跑,團隊的時候會讓你有比較多的耐力,「你會覺得這是一個團隊你一定要堅持,為了團隊要堅持到最後。」並且要有共同目的,中間有什麼困難大家一起面對。

 她也覺得自己相當幸運, 當初在推動HAPPY GO卡時,集團的各個百貨、電信、銀行,每兩星期就召開一次會議,把所有的流程逐步順過,這些關係都是夥伴關係。

 她進一步指出,在規劃計畫時,常常遇到的狀況是,大家會習慣性地列幾項必須執行的項目,執行到一半,合作夥伴因為市場的一些刺激,又加追了好幾項。此時必須要注意的,在追加項目的同時,是否有註明每個項目需在多少時間內完成。

 梁錦琳提醒, 在執行計畫過程中, 記得要化繁為簡,哪些是要的,哪些是不要的,「要隨時檢視是不是還專注在做這些事上,如果你現在不做,你會非常痛苦,就去做;不然其他東西可以放到第二、第三階段。」執行本來就不是一件容易的事,心不要太大,做十件事只完成一件事,比起只做三件事全部都完成,顯而易見哪個成效會比較好。

 很多案子結不了,一直追加預算,是因為在過程中加了太多東西。如果一開始計畫就相當完整,就避免試圖在過程中變更太多東西,才能在短時間內按階段完成一個項目。

 但如果合作夥伴執意要追加,就必須有所因應。梁錦琳比方說,「如果兩個月就要做完,我就沒辦法接你的任務,你可以在下個階段再做;如果執意要加進來,那時間要從兩個月變成四個月。」

要懂得問問題 增加思辨的能力

 關於執行力的練成,會給予社會新鮮人什麼建議?梁錦琳建議,首先要懂得去問問題,但不要去問答案只有Yes或No的問題,要大量地去問「為什麼?」,「你可以試著問自己,當這件事情來的時候,你的老闆為什麼要做這樣的決定?如果你是他,你會做什麼決定?」

 其次,要不斷的學習,去增加思辨的能力,然後要多溝通。而最重要的是要有「鐵的紀律」,如知名的大提琴家馬友友擁有出色琴藝,那是因為他每天都練琴數個小時,並且樂在其中。所以,新鮮人除了要做到上述建議外,還要找到很喜歡的事情,就會有鐵的紀律,如此也能進一步強化執行力。

 

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