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學會時間管理 告別窮忙加班
 



職場上班族想告別窮忙,或處理不完的工作量,就要懂得時間管理。在本文中,將列舉幾項時間管理策略,讓你可以高效率處理工作事項,增加時間財富。

文字整理◎劉紋豪

每個職場上班族,常會面臨的問題,不外乎經常必須和時間競賽、一堆待辦事項堆積如山,甚至被老闆或客戶追著跑,往往下場就只能拚命加班,或一陣窮忙,工作上卻缺乏效率。

管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)曾說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則一事無成。」所以,想處理上述問題,時間管理是最佳解決之道。

現任台大化工系教授,對「時間管理」課題有深入研究及探討的呂宗昕就認為,「每個上班族都渴望時間。我們需要時間來處理辦公室應做之事,也需要時間在繁忙工作與休閒生活之間取得平衡。」、「即使每個人對時間的冀求如此強烈,但實際上大多數人對時間管理的概念均十分模糊,而且在過去的學校教育及職前訓練中,也未曾學習過這重要的一課。」

所以,呂宗昕進一步指出,時間管理也是需要練習的,在明瞭相關原則及技巧之後,必須身體力行、加以實踐,才能為自己「搶」得寶貴的時間。

在《時間管理黃金法則》一書中,呂宗昕深入剖析時間管理策略,以下列舉幾項策略作為說明。

三抓三放的簡化工作原則

呂宗昕以微軟共同創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates)為例,指出他的成功可歸因於三大要素:

1.明確設立目標

他知道電腦是明日科技的夢想,也深信自己就是實現那個夢想的人,在心中訂立明確的工作目標,設定清楚的工作藍圖,詳細規畫工作進度,就義無反顧地努力逐夢。

2.集中焦點攻擊

Foucs這個單字是名詞,也是動詞。名詞是指焦點,動詞則是指集中焦點。
比爾.蓋茲將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上,集中焦點猛烈攻擊,所以能在短時間內締造驚人的卓越效果。

3.簡化工作內容

比爾.蓋茲專心經營他的軟體王國,無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容,使自己可以心無旁騖地守專注在本業上。工作的簡化讓他能專心思考,大幅減少無謂的時間浪費,從而獲得關鍵性的勝利。

呂宗昕認為,工作必須適當簡化,有限的時間資源才夠使用。該如何簡化工作呢?可參考「三抓三放」的原則:

1.抓大事,放小事

集中思考工作上的大事,對於微不足道的小事,無須過度煩心。高階管理者必須公司明確定位,掌握未來發展的重要方向,別為枝微末節而操心;基層工作者應將時間用於可明顯提升業績的事務上,無關緊要的小事則盡量刪除。

2.抓正事,放雜事

要順利完成一件工作,有其必要的程序及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事,無關的則稱為雜事。

一個有智慧的工作者應抓緊正事,將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題;至於與正事無關的雜事,可交由旁處理,或是盡量避免,以簡化工作內容。

3.抓要事,放閒事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成;沒有時間壓力的閒事,則利用工作空檔,簡單處理即可。要事與閒事的差別, 在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理,低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

重要與緊急的N字型法則

針對提升時間管理能力的技巧,呂宗昕提出了「重要與緊急的N字型法則」,他指出,可依工作的緊急度及重要性,將不同類型的工作區分為四大象限:

◎第一象限──重要又緊急的事
◎第二象限──緊急但不重要的事
◎第三象限──不重要又不緊急的工作
◎第四象限──重要但不緊急的工作

正確的工作優先順序應該是:

1.第一優先──重要又緊急的工作
2.第二優先──重要但不緊急的工作
3.第三優先──緊急但不重要的工作
4.第四優先──不重要又不緊急的工作

也就是先從第一象限的工作做起,再依序進行第四、二、三象限的事情,如此連結起來,就成為一個「N」字型,故稱為「N字型法則」(參見圖1)。

而重要與緊急的含義,呂宗昕如此說明:

◎緊急與不緊急
把工作的完成目標想像是一支公車站牌,眼看著最後一位乘客已經下車,你要搭的公車隨時就要啟動離站。這時如果你距離站牌很近,輕鬆跑個兩三步就能趕上公車,自然覺得「不緊急」;但是,如果你距離站牌很遠,拚命跑還不知能否追上公車的話,當然會覺得「非常緊急」。
所以緊急的程度與你和目標物之間的距離有關。距離愈近,越覺得輕鬆;距離越遠,越感覺緊急。
◎重要與不重要
把不同階段或步驟的工作當成是堆積木。當移除某一塊積木後,整體架構若絲亳不受影響、屹立不搖時,那塊積木就相當於不重要的工作,當移除某塊積木後,整體架構若瞬間崩塌、徹底瓦解,那塊積木就相當於重要的工作。

所以重要與否應視影響全局的程度而定,而影響程度的大小則決定重要性的高低。

 
圖1:重要與緊急的N字型法則


參考書籍 
《時間管理黃金法則》,呂宗昕(教授)著,商周出版
 

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