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這樣請求支援讓support迅速到位
 

當在工作上遇到問題,無法一個人解決時,要懂得求救。你要求的支援愈具體,問題愈明確,就愈能得到立即有效的協助,不要等到最後一刻才發出求救訊號!

撰文◎陳麗卿

你是一個「很有責任感」的人嗎?你認為這個特質在職場中是優點,還是缺點呢?

假設你的專案任務執行到一半,發現以目前的人力/能力可能無法趕在期限前完成,眼看任務要開天窗,你會怎麼做?

A.既然這個專案是我負責,就該想盡辦法靠自己達成任務,撐到最後;B.盡快請求支援,讓團隊有足夠的時間與彈性來應變。

當我在課程中請學員選擇時,儘管大家都知道B比較好,但礙於面子/人情/團隊氣氛,大多數人事實上是採取A的做法。

我接著換了一個問題,繼續問:假設你發現辦公室垃圾桶內,有一個小小的火苗。這時你會怎麼做?

你的答案應該也跟我的學員們相去不遠:會自己先想辦法撲滅,如果控制不了,趕快呼叫身旁的人來幫忙;應該沒有人會想只靠自己一個人拚命滅火,即使自己受傷或火勢一發不可收拾也不在乎吧?

工作上的危機,就像辦公室裡小小的火苗。有趣的是,大家看到火苗,都知道要在火勢擴大之前,及時求救、合力滅火;然而換成工作上的危機,經常就不是這麼想了。

求救是具備「專業俯瞰力」的表現

有責任感的人, 面對工作上的問題,經常自己一肩扛下。即使人力已經緊繃、能力也到了極限,還是想著「再拚一下就能解決」,獨自硬撐下去,而未讓主管/團隊及時掌握狀況,運氣好時能如願完成任務;運氣不好時,往往造成整體進度耽誤,甚至讓團隊應變不及。

我想提醒職場朋友, 有責任感固然值得肯定,但是這份責任感,不只是對自己負責,更是對整體專案與團隊負責;也就是說,你的責任感得是奠基於「讓專案完成、團隊達標」的專業與俯瞰力之上!

不是人家不幫你 是你沒說該怎麼幫

你也許會說:「我有求救,但是得不到支援?」不妨可以先檢視自己的「求救訊號」是不是說錯了方式:只說「做不到」/「我不會」/「我不知道」只說做不到, 而沒有去思考要怎麼做到?還需要什麼資源才能完成任務?很容易會被貼上不專業或不負責任的標籤。
(X)這個我不會。
(O) 這類案子是我第一次做,能不能請xx 同事提供過往經驗?


在壓力之下,很容易用抱怨的方式來發洩心中情緒,例如「都只有我做得半死,同事卻閒閒沒事」;這句話的背後,其實是希望得到人力支援,然而因為它聽起來就只是一句抱怨,別人不一定聽得懂,就算聽懂了,也不一定方便直接支援。

(X) 都只有我做得半死,同事卻閒閒沒事。
(O) 我想徵求兩位人力,和我一起在10月底之前完成這份專案。


你要求的支援愈具體,問題愈明確,就愈能得到立即有效的協助!具體的求救訊號,包含以下項目:
1. 描述問題
2. 你已經做了哪些努力與成果
3. 需要哪些具體支援
並且,不要忘記在專案進行中隨時檢視 進度,千萬別等到最後一刻才求救!

主管也要練習「聽見求救訊號」

最後, 我想提醒主管們, 在交辦任務時,要知道這位部屬的能力是不是足以順利完成任務。
身為日理萬機的主管,往往容易交辦之後,就期待部屬會自動完成任務,中間缺乏關懷或追蹤,以至於到了最後關頭才發現進度延遲、任務開天窗。

因此,主管們不只要讓部屬建立「遇到困難→即時具體請求支援」的態度,也別忘了定期關心進度,或要求定期報告,以掌握發現問題、調配支援的時機。

-更多精采文章請見10/11月號(480期)Career職場情報誌-  
 

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