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工作整理術:告別凌亂找回效率
 

口述◎翁靜玉 文字整理◎曾玉萍

學會「丟東西」

你是不是每天都在找東西?找鑰匙、找手機、找錢包?你知道每人平均每天花多少時間在找東西嗎?答案是20分鐘,換算下來,每年花在找東西的時間高達122小時!

日本人有個好習慣,下班的時候習慣將桌面整理乾淨,連文具都會一併收好,筆也一定會插回筆筒,不會將任何文件放在桌面上。沒有水的筆、沒有用的資料,該丟就丟掉,所以抽屜、桌邊櫃總是整理得很乾淨。

東西愈堆愈多,找東西的時間就愈多。不想花太多時間找東西,就要懂得如何丟東西,定期清理不需要的東西,讓環境愈單純愈好。

很多女生都有在皮包找不到東西的經驗。因為習慣將許多不必要的東西塞進皮包裡,路上收到的傳單隨手往皮包裡放,買東西的零錢往錢包裡丟,什麼東西都往裡頭放,東西愈多,找東西就愈花時間。

其實,皮包也需要分類管理,你可以在皮包裡放置一些小的整理袋,例如:1個小信封袋、2個錢包,和1個零錢包。其中一個錢包放信用卡、身分證等重要證件,以及千元、百元鈔票,準備平時花用,另一個備用錢包先放1、2萬元,以備不時之需,記得放在皮包裡最安全的地方。萬一平時用的錢包內現金已經用完,或是有些地方不接受信用卡,就可以動用備用錢包。

另外再準備1個放銅板的小錢包,以及1個小信封袋,餐廳的名片、計程車的收據,都可以收在這裡。晚上睡覺前先整理皮包,將不需要的東西丟棄,皮包變乾淨,找東西也會變得容易。

 

和網路「有點黏又不太黏」

現在很多年輕人智慧手機不離手,每天都在滑手機。事實上,網路、手機不離手,會分散你的注意力,看完一則新聞,馬上又連結到下一則相關新聞,Facebook的動態消息、You Tube趣味影片,彷彿永遠都看不完。其實你不必時時刻刻逛網路、玩手機,那是閒人消磨時間的玩意兒,剛進入職場的你,更應該做好時間管理。

每天早上先檢視自己的「拒絕清單」(Not to do list),時時提醒自己,別把青春浪費在沒有意義的事情上,例如:無目的地搜尋網頁、無目的地看Facebook、You Tube、玩手機遊戲,這些都會浪費你寶貴的時間。

此外,也不必時時刻刻回覆LINE或是簡訊,這樣容易讓人誤解你成天無事可做。每天只要設定3次回信時間,早上、中午、晚上各1次,如有需要回覆,看了信件以後立刻回覆,沒有時間回信時,寧可暫時不要看信,看了信件或簡訊不立即回覆,不但容易讓寄件者誤解,自己也必須浪費再次閱讀的時間。

早上出門上班前,我習慣先瀏覽手機,看看有沒有重要事件需要先處理,進辦公室以後,我會先查看公司的電子郵件,利用半小時的時間先回覆重要的信件,之後就不再看網路,直到中午用餐時間才會再上網,一面吃便當,一面看有沒有重要的事情需要優先處理。

依據經驗,如果真有緊急事件,大部分人還是會直接透過電話連繫,所以也不必時時查看LINE或是電子郵件。一天到晚上網,手機不離手,只會分散你的集中力,甚至因而得到「手機病」,晚睡晚起,做事沒有效率。

適度遠離網路,和網路有點黏又不會太黏,才能讓網路、手機成為你工作的好幫手,而不是讓你丟掉飯碗的小惡魔。

 

杜絕壞習慣 工作不再一團亂

美國杜克(Duke)大學一項重要研究顯示,大多數人每天約有40%的行為屬於「不良」習慣,這些不良習慣竟可以如骨牌般摧毀一個人的潛能。以下5種好習慣管理,讓你杜絕壞習慣,生活工作不再一團亂。

 ● 健康管理:身體健康是努力工作的本錢,而睡眠充足,適度運動則是維持健康的基本條件。

 ● 視覺管理:桌面太凌亂會讓心神紛亂,工作桌面或電腦桌面必須保持整潔,讓自己集中精神工作。

 ●  聽覺管理:寂靜的環境有助於思考,太過嘈雜容易讓心靈不安定,也會淹沒思考判斷力,所以很多企業老闆喜歡住郊區,作家喜歡找安靜的咖啡廳寫作,因為寂靜的環境,靈感容易湧現。如果無法保持在無聲的狀態,或是你習慣在有聲音的環境中工作,那也沒關係,播放一些自己喜歡的音樂,讓自己處在愉悅的氛圍中工作。

 ● 嗅覺管理:早上空腹工作或是午後工作一段時間後,你也許會感到有些饑餓,但千萬不要一面工作一面吃東西,一旦桌上擺放食物,食物的氣味會影響工作的情緒,工作效率也會降低。更何況一面吃東西、一面敲打電腦鍵盤,既不衛生,對健康也不好。如果想吃東西,應該先放下工作把東西吃完,然後再繼續工作。生活的段落應該分清楚,該工作就工作,該喝茶就喝茶,該吃東西就吃東西,該睡覺就去睡覺。

 ● 觸覺管理:電腦、鍵盤等跟手部有接觸的設備,盡可能選擇性能良好的工具,並保持乾淨。鍵盤打字按下去的觸感、電腦運作的流暢與否,都會影響你的觸覺感受和工作效率,營造好的工作環境,才能讓自己的工作更帶勁。

到處都是你的辦公室

未來的世界,行動辦公室當道,固定座位的辦公桌可能都變成奢侈品。在行動辦公室的概念下,員工進公司可以隨意找空位坐下,每個座位都配有電腦,但不專屬於任何人。在公司以外,公園、咖啡廳、高鐵、捷運上,都可以是你的行動辦公室。

搭乘高鐵出差時,不要只會發呆、睡覺,或是滑手機。你可以先演練待會要跟客戶進行的簡報,或者練習議價的技巧。拜訪客戶之後,在客戶公司轉角的公園、咖啡廳,或是高鐵回程的路上,趁著記憶鮮明,趕緊寫下客戶紀錄,不要非得等回到辦公室才寫。

我很喜歡搭飛機、坐高鐵,只要坐上有速度的交通工具,我就會想和速度競賽。搭乘高鐵時,我通常會做兩件事:第一是吃便當,我覺得高鐵的便當很美味;第二是喝咖啡,高鐵的咖啡早已收錄在我的咖啡口袋名單中,所以每次乘坐高鐵時,我都會一邊享用高鐵販售的美味便當,一邊喝著香醇的咖啡。但是在享受的同時,我也許會寫一篇文章,或是在筆記本寫下一些心得和想法:最近看了哪些書、發現哪些新鮮事?下禮拜想做哪些事?每次寫幾段,加起來可能就是下一次演講的講稿、上課的講義,或是即將出版的下一本書。

工欲善其事,必先利其器。選對工具是成功的開始,老舊的設備會拖累效率,應該捨得為自己的效率投資,利用雲端設備工具,包括手機、電腦,選擇更數位化、功能更多、解析度更高,上網速度更快的高效能工具,例如記者選高效能的錄音筆或是畫素高的數位相機;設計師選擇繪圖速度更快的軟體或電腦,都可以讓你事半功倍。 別再墨守一張固定的辦公桌吧!摩登新鮮人,在哪兒都可以上工,有了高效率的數位工具和網路的串連,高鐵、捷運、咖啡廳,到處都可以是你的辦公室。

-更多精采文章請見6月號(460期)Career職場情報誌-

 

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