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博恩崔西教你時間管理
 

神奇的工作效率倍增法
博恩崔西教你時間管理
 
     博恩崔西認為,時間管理首要就是「抗拒先做小事的誘惑」,把時間花在投資報酬率最高的工作。博恩崔西也提出多帖藥方,幫你克服拖延的惰性。

抗拒先做小事的誘惑
     根據「80/20」法則,如果你的工作表有10件事情要做,其中2件的價值就等於另外8件的價值總和。這裡面每一件工作,花的時間可能差不多,但時間的「投資報酬率」卻大相逕庭。
 
   不幸的是,大多數人寧可忙碌於無關緊要的瑣事,卻把最有價值、最重要的事,放到最後處理。原因很簡單:那些最有價值的工作,通常都是最困難、也最複雜的。
 
     很多人把「做事」和「績效」混為一談,每天浪費時間在芝麻小事上,把自己累到筋疲力竭,卻毫無績效可言。時間管理的第一課,就是要「抗拒先做小事的誘惑」。
 
每天都有新工作像潮水般湧來,在著手處理前,你應該先問自己:
○1這件事是否一定要做?
○2這件事是否一定要我來做?
○3這件事是否現在就要做?
○4這件事是否有別人做得跟我一樣好,可以授權或外包給他做?
 
     你永遠沒時間去做每一件事情,但你永遠有足夠的時間,去做好最重要的那一件事情。時間管理不是讓你做更多事,而是要你少做事——停止去做價值低的事,讓你有充裕的時間,去做更重要的事。時間管理教你如何把事情快點做完,同時也教你「創造性拖延」,把不重要、且無急迫性的事情延後處理。
 
ABCDE法
    時間管理其實就是「判定事情的輕重緩急,決定做事情的順序」。你除了要定出「優先順序」,也要定出「延後順序」,前者是你必須多做、而且快點做的事,後者則是你要少做、晚點做、甚至根本不該浪費時間做的事。
 
     在排定順序上,「ABCDE法」是最簡單有效的方法。將你明天的待辦事項全部表列出來,然後將每個事項分別標明ABCDE:
◆「A」級事項是你必須立刻完成,否則會有嚴重後果的事情,例如幫老闆準備好董事會報告資料。如果A級事項不只一件,就用A-1、A-2、A-3標示,A-1就是你要第一優先處理的事。
◆「B」級事項是你必須找個時間去做,但如果現在沒做,也不至於太嚴重,頂多只是讓別人有點不方便、或不太高興而已,例如回覆一通不重要的電話。原則是當你還有A級事項未完成前,就不應該越位去做B級事項
◆「C」級事項是「可有可無」的事,能做固然很好,不做也沒有關係,例如請同事共進午餐。
◆「D」級事項是可以授權給別人做的事,這樣你才有更多時間,去做只有你能做的事。
◆「E」級事項是你應該刪除的事。在日常生活中,許多事情只是基於習慣,讓你不斷重複去做。必須重新檢視一下,到底是否還有繼續做的必要?
 
做老闆最重視的事
     最差的時間管理,就是把根本沒有必要做的事,浪費時間做到盡善盡美。想做好時間管理,你首先要對這些瑣事說「不」,並且問自己三個問題:
□1我最具價值的活動是什麼?
□2哪項工作只有我能做,而且做得好會對公司造成影響?
□3目前我的時間該用在哪裡最有價值?
    如果你不確定這些問題的答案,就把你的工作任務列成一張清單,拿去問老闆,哪些工作他認為最重要?了解老闆的優先順序,就可以把時間放對地方,全心全力做好老闆最重視的工作。想要讓收入更高、升遷更快,沒有比這更棒的方式。
 
「10/90」定律
     你每天只需要投資10~12分鐘,就能做好一整天的規劃,這能幫你節省100~120分鐘的執行時間。時間管理有所謂的「10/90」定律,若你在事前花10%的時間做規劃,工作開始後就可節省90%的時間。
   
     每天晚上將明天要做的事情,列出一張計畫清單,按照優先順序安排明天的活動。在你熟睡時,潛意識會徹夜為這份計畫表工作,經常當你一覺醒來時,腦海馬上就有很棒的構想與答案。
 
完整時段專心做事
     把同性質的工作,儘量合併在一起做。例如,你可以把應該要回的電話,集中在同一個時段,一次全部回覆完畢。不然,一會兒回電給甲、一會兒回電給乙,一定會對其他工作造成干擾,讓你無法專心。
 
     有些事情可以利用零碎時間,例如邊開車邊聽教學錄音帶;但真正具有重要性的、或是創造性的工作,多半需要一大段完整的時間。在這段時間,你應該掛掉電話,排除所有會讓你分心的事物。當然,辦公室難免嘈雜,不見得有如此安靜的環境。但你如果能提早上班、延後下班,或利用同事外出吃午餐的空檔,還是可以享受一段安靜的辦公室時間。
 
一氣呵成節省5倍時間
     一旦開始做事,就要專心致志,沒有100%全部完成絕不停止。如果你中間停下來好幾次,然後又重新開始,會使完成時間增加達5倍之多,因為每次你都要重新「暖身」,確認上次做到什麼地方。從今起,每當你開始分心、半途想做其他事情時,就命令自己「回去工作!」
 
給自己訂最後期限
     帕金森定律:「給你多久的時間,工作就會拖多久」。一件兩小時即可完成的事,給你一整天,你就會一整天才完成。但反過來說也可以成立:「給你多短時間,工作照樣會如期完成」,因為在期限截止壓力下,會迫使你把力氣放在最重要的事情上,用最高效率去完成。
 
     只有2%的人,完全不用別人督促工作,你必須成為這種人。為每個工作訂出期限,做為自己的「強迫系統」,絕對堅守進度,甚至試著超前進度。而另一個克服拖延的方法是,想像自己明天就要放長假,今天無論如何都要把工作告一段落。
 
香腸切片法
     愈要緊的事,你愈可能拖延,因為它們往往難度較高,令你望而生畏想要逃避。所以克服拖延的一個方法,就是訓練自己每天工作時,先從困難的事項開始做起。
 
     不過,這需要很強的自律心。另一個技巧是所謂「香腸切片法」,將整個工作進行切割,每次只做完其中一小部份,就像吃香腸般,一次只吃一片就好。從人性角度來看,這可以降低你的心理抗拒感;通常你只要做好第一片,就會有一種前進的動力感,驅使你繼續做下去,不知不覺就全部完成了。
 
布置舒適環境
     成功者是「行動導向」的,重要的事情會立刻付諸實行,但大多數人缺乏這種內在動力。正所謂「萬事起頭難」,要克服惰性、踏出行動的第一步,往往需要很大能量,甚至外在的時限壓力,不過一旦起步後,要保持前進所需的能量就少多了。
 
     要讓自己克服延宕、踏出行動的第一步,一個技巧就是給自己布置一個舒適的工作環境,將桌子清理乾淨,把工作所需的每樣東西,一大早就全部備齊放在桌上,讓你眼前就只有一樣工作要做。整個「情境」布置完畢,你就很容易立刻進入工作狀況。
 
     另外,認清自己每一天身心能量最高的時段,把最重要的事安排在那些時段,也是克服內在動力不足的好方法。
 
倫巴迪時間
     美國著名冰上曲棍球教練倫巴迪發現,球員總是習慣最後一分鐘才到球場或巴士站,因此遲到成為家常便飯,讓所有人都得恭候大駕。倫巴迪把預定集合時間提前15分鐘,最後每個球員都準時到場。如果你跟客戶有約,永遠記得把預定到達的時間提前15分鐘,將準時赴約當成一種競賽。(94/10/13)
 

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