趨勢觀察站
職場軟實力
 
 
如何寫出有「好感度」的業務開發信?
 

為開拓商機,業務員及國貿人員會利用電子郵件,撰寫業務開發信,希望爭取新客戶及業務機會。但不少人很納悶,為什麼自己費盡心思所寫的開發信,總是石沉大海,得不到任何回音?究竟是哪裡出了問題?

撰文◎Career 編輯部
 
《寫出好業績》一書提到,想要寫出有條理、有說服力的業務開發信,下筆前先問問以下5個問題:1我寫這封信的原因是什麼?2我想要告訴對方什麼?3我想要達成什麼目的?4我希望對方採取的下一步行動是?5我是否提供誘因,促使對方採取行動?

寫作心理學:跟你做生意有何好處?

很多人寫開發信時,花很大的篇幅詳盡介紹公司的基本資料、產品或服務特色,卻從未好好思考過,為什麼對方會想看你寫的內容?

《寫出好業績》作者Sue Hershkowitz-Coore認為,撰寫業務開發信,應該站在客戶角度思考,著重在產品為什麼對客戶有用,或它能夠如何幫助客戶。「撰寫業務開發信,除了要應用寫作技巧,還必須掌握『寫作心理學』」。

點閱瀏覽人次近980萬的「國際貿易輕鬆學」部落格版主AYA表示,寫開發信不必長篇大論,最好簡明扼要,讓客人知道你在賣什麼,清楚介紹 產品的優點與特色,最重要的是,「說明跟你做生意對他有什麼好處或保障?」才能勾起對方的興趣。

不要單靠一個版本走天下

「信中可利用主標題和副標題,或是條列重點的方式,讓對方在最短時間內知道你的訴求,引發購買動機。」AYA說。

不要急著想一次寫出所有的資訊,《寫出好業績》書中建議,可以利用網路連結,讓感興趣的客戶取得詳細資訊。AYA也認為,最好有一個專業、完整又有質感的官方網站作為後盾,可以彌補開發信篇幅有限的缺點。

擁有37年貿易經驗的AYA提醒,介紹自己公司時,最好有技巧地避開弱項、聚焦在強項。例如貿易公司在開發客戶時,最好不要出現貿易商的字眼,因為買主多半希望能直接跟工廠買,所以可以用「代理商」或是「OEM製造商」來替換。

開發信必須與公司的行銷策略連結,因此內容必須不斷做調整、更新版本。AYA表示,當你發現用某種方式寫沒有任何回音時,就該換另一種方式,嘗試找出一種以上的有效版本,甚至可以根據「回函率」的高低,分級建立檔案,或分門別類整理出開發信的範本資料庫,並針對不同屬性,多儲備累積幾種不同的寫法或版本。

寫出有「好感度」的開發信

現今產品多半大同小異,業務銷售信若能表現出你真誠的一面,將有助於提高成交機會。那麼,如何才能寫出表達友善與真誠的銷售信,贏得客戶好感呢? Sue Hershkowitz-Coore建議以下幾個提高好感度的寫作技巧:
以客戶為中心。
多用「您」和「您的」,少用「我」或「我的」。
配合客戶的寫信風格:如果你寫的信,客戶只短短回了兩句,你必須察覺這個線索,適時精簡內容。
用客戶在意的內容作為開場白。
用正面的陳述。
別過度客套:別在信件開頭與結尾過度使用問候語,例如最常見的「你今天好嗎?」這些話無法產生親切感,反而會讓客戶覺得你想不出有意義、真正關心他的開場白。
以「誘因」作為結尾:避免用太制式的結尾,結尾必須是正面的,並對收件人有意義,才能讓客戶對你產生好感。

AYA觀察,寫業務開發信常見的毛病是用詞不斷重覆,一直「然後⋯ 所以⋯」。信件內容的長度則出現「兩極化」現象,不是寫得太草率或太直白,就是寫得太囉唆複雜,完全忘了考慮收信者的觀感。

AYA表示,人際之間的溝通不是是非題,而是問答和申論題,對於客戶的提問,不是只能直接回答〝Yes〞or〝No〞,你也可以反問問題,進而從對方的回答中,來推論或猜測他的喜惡。做業務,要懂得「換個說法」或「換個角度說」,事情就會比較順利。

英文開發信避免用簡寫

AYA表示,不少人寫英文開發信喜歡用簡寫,例如 please寫 pls;you are寫ur ,這些都是以前電報時代的寫法,現在還這樣偷懶就顯得失禮。即使是縮寫也要儘量避免,例如I would like最好不要寫成I’d like。

如果開發對象是非英語系國家的客戶,最好用簡單易懂的字彙,避免用艱澀或不明確的寫法,否則很容易引起誤會。
 

人氣數(166)




    搜尋

 ...more
今日人數:106
累計人數:3284053
發表文章:1096
Copyright 2007 @ Career Consulting Co.,Ltd 就業情報資訊股份有限公司.