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工作不出錯 讓你贏得零負評
 

工作上經常出現「不小心」,不要以為這些看似微不足道的小錯不打緊,很可能都會釀成無可挽回的大禍。

撰文◎Career 編輯部

狀況1 英文字或數字的大小寫法很多都可以通用,工作上用自己習慣的表達方式就可以,不用太拘泥。

答案No
任何商業文件都是嚴肅的,因此要習慣使用最正確的體例,不要自創寫法,很可能會造成其他人誤解。尤其牽涉到金錢財務等數字要更要謹慎,如果要求寫到小數點第二位(例如65.30),就不要擅自省略最後的「0」。

狀況2 粗心大意不是沒藥醫,可以藉由每天重複同樣的行為加以矯正。

答案Yes
自我督促在工作完成後依序檢核,這樣一個動作,如果能不間斷重複21天,就會變成習慣性的動作,往後工作中再也不用多花力氣提醒自己。

養成好習慣 防止錯誤上門

工作上經常出現「不小心」,不要以為這些看似微不足道的小錯不打緊,很可能都會釀成無可挽回的大禍。

許多時候馬虎、粗心都是起因於偷懶,匆匆敷衍了事或圖一時之快,因此,想要避免錯誤,就該從調整態度下手。

在職場上,公司對於工作流程會有一定要求,儘管許多細節看起來很繁瑣甚至不必要,但當初制定一定有其道理,因此每個步驟都要確實完成,不要自作聰明省略,那很可能就是造成出錯的源頭所在。

日常生活中最容易發生的問題,多半是對於熟悉或簡單工作過度自信造成的基本錯誤,只要當時稍加注意就能預防,這類疏忽往往最讓人最懊悔。要杜絕這類型錯誤,可以藉由建立屬於自己的作業程序防止,例如寫Email時,固定按照日期、收件者、主旨、附件⋯等順序填上,不要老是想到什麼寫什麼,養成習慣就能減少疏漏。

想要杜絕錯誤的另一個重要環節,就是不厭其煩在工作後確實檢查,重複確認能大幅降低犯錯的可能。例行工作如撰寫電子郵件,可以條列出固定檢查順序,收件者、附件、日期、數字⋯等,每次寫完都要習慣逐項確認,避免忘東忘西。

「double check」時不要一成不變,在第二次檢查時試著改變視角(由其他人檢查、或用其他方法驗算)、時間或地點,往往可以更有效找出盲點。

別讓混亂成為滋生錯誤的溫床

注意力集中可以降低出錯率。給自己一個靜下心的環境,桌上只放和所做事情相關的資料,不需要的物品都清走。做事不要貪心,每次只集中注意力做一件事,一旦手上工作完成就立刻交出去,讓工作徹底收尾。

如果你的辦公桌經常被物品淹沒,不但得常花力氣找東西,自然也容易出錯。文件要養成隨手歸類的習慣,不要持續堆疊在辦公桌上,緊急的就趕快動手處理,能分派出去的就交給其他人,需要建檔的就收入各類檔案夾。而檔案夾可以簡單分成「已完成」、「未完成」以及「待回覆」幾類來控管。

不止辦公桌,電腦也必須終結混亂,從網路連結到文件儲存,都應該分門別類,而不是一大串或是全部儲存在桌面。不需要的就立刻清掉,別讓電腦裡堆滿雜亂無章的資料。

同樣的,電子郵件也可以利用顏色標示重要性,有助於處理事情時一目瞭然,不會突然發現有遺漏。如果電子郵件無法即時處理,但又怕自己忘記,這時可以把信件標示回未讀取,做為另外一種提醒。

想要做到「不貳過」,可以借助做記錄的力量,就像寫日記般,把自己過去犯錯的狀況如實記錄下來,或審視自己比較不擅長處理哪些工作,必須耗費較多時間。如此一來,掌握自己工作習性,以後在面對類似工作時,就知道要特別留意哪些環節,避免再犯相同錯誤。

不要過度自信 多動手記事

對抗健忘一點都不困難,一旦有新增行程或交辦事項立刻記下,沒有做完的工作就標上記號。善用筆記本和備忘錄,凡是有個念頭或想到一件事,就立刻隨手記下來,尤其現在智慧手機發達,有許多App可以協助把行事曆、備忘錄、筆記本全都整合在一起,更是便利。

不要太相信自己的腦袋瓜,無論參與會議或拜訪客戶,都要不厭其煩做筆記,因為很可能在忙過其他事情後,已經記不清當時的具體內容。

人很容易因為忙亂就有疏漏,其實在日常工作中,有許多都是重複的,因此,如果為自己建立一個固定模式的範本,每次照著SOP按表操課,就不用每次都從頭開始,避免耗費精力又忘東忘西。

若是更複雜的工作,則可以設計流程控管表單,包含各種工作細目,以便隨時記錄進度與稽核,利用清單表格終結混亂和遺漏。
 

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