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學會向上、向下管理 人際互動好輕鬆!
 

許多上班族的壓力源是人際關係,無論對象是主管、同事或部屬,都能讓自己的心情彷如烏雲罩頂。本文教你辨識常見的4種主管管理風格,以及對應的互動要點,還有管理部屬的4大建議,幫助你卸下壓力、輕裝上陣。



文字整理◎胡乃云

職場壓力源百百種,人際關係絕對榜上有名。據董氏基金會今年5月公布的調查指出,台灣上班族的前5大壓力源,依序分別是業務、健康、時間、主管及進修。

排名在第4名的壓力源是「主管」,反映許多上班族缺乏有效經營向上關係的能力。

怎麼找出和主管的良好相處模式?怎麼讓主管看見自己的貢獻與價值?怎樣知道主管真正的想法?這些肯定是許多上班族心中的大哉問。

與其讓它成為壓力源,藉紓壓或離職來逃避問題,不如藉機盤點雙方關係,積極找出方法修正。因為,做好向上管理絕對能讓你的工作和職涯更加分。

要會「向上管理」 先懂主管的管理風格

管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)在《彼得.杜拉克的管理聖經》裡寫道:
「你無須喜歡或欽佩你的主管,你也不需要痛恨他。但是,你必須要管理他,好讓他變成你達成目標、追求成就及獲致個人成功的資源。」

主管手上握有相對多的資源,必要時能發揮影響力,幫你和組織內外的重要人士牽線,也能派給你好專案、學習成長的機會,甚至是更好的職位與職涯。所以,做好向上管理的重要性不言而喻。

在《權力與影響力: 超越形式上的權威》一書中,作者約翰.科特(John Kotter)提到向上管理的四大步驟,第一步是蒐集主管的資訊,包括他的目標、優勢、弱點、喜好的工作模式和所承受的壓力,再來是誠實列出你的需求、目標、優缺點、個人風格,接著嘗試建立一段可以滿足雙方需求與風格的關係。經營好這段關係,並用誠實且可靠的態度做事,選擇性地善用主管的時間和其他資源,並讓主管知道你的期待。

多數時候,你無法選擇要和什麼樣的主管共事,但瞭解主管的管理風格,並採用對應的互動模式,將能讓彼此互動更加順暢,並有效推進關係。《向上管理.向下管理》作者蘿貝塔.勤思基.瑪圖森(Roberta Chinsky Matuson)就其20多年的主管經驗,整理出職場上最常見到的四大風格類型主管,與適合的互動模式。

常見四種主管風格 一一參悟

一、獨裁型

這類主管喜歡發號施令,常自己決定要做什麼事、把任務指派給誰、要如何完成工作,以及何時完成。他會密切監督任務進度,不容許任何人質疑決策或他的權威,也可能經常對部屬咆哮,還會用部屬的恐懼當作刺激因素。

互動要點:

1.不要激怒他:這類主管喜歡部屬照他的意思辦事,除非他的指令太過誇張,不然照著做才是明智之舉。

2.把自己份內的工作做好,並在他需要的時間點,提供他真正需要的東西,累積自己的可信度。

3.事先預期主管需求:這類主管喜歡抓人小辮子,所以你要隨時應戰。比方說,主管喜歡不定時獲得市場最新資料,那你最好養成隨時更新手邊資料的習慣,才不會被K得滿頭包。

二、放任型

這類主管認為部屬有自我管理的能力,並能自己解決問題,所以不會給予過多指導和干涉。他們依放任程度又分兩種,第一種是極端放任型,他們很少和部屬溝通,因為他們相信每位部屬都清楚自己該做什麼事。第二種是比較不極端的類型,他們會告訴你做好工作必須知道的事,然後放手讓你做。

互動要點:

1.尊重主管的時間:這類主管多是結果論者,與其閒談,他們寧願把時間花在執行上。所以,在和主管談話前,想清楚自己要說什麼,然後把對話內容減半,簡單明快準沒錯!

2.多提問:他可能忙到沒時間給你方向,或不清楚你要做什麼,所以無法給你建議。
身為部屬的你,不該只是被動等待,可以主動請問他想要的溝通方式、進度報告頻率或其他問題。
3.做好自我績效管理:在考核前幾週,你要提供主管詳細的自我評鑑報告,明列你的目標和成果,同時列出你的優勢面與改善面,會持續發展的目標和要努力改進的部分。

三、官僚型

這類主管喜歡讓一切在控制內,渴望事情照著架構、系統流程和規範走,就算它們早已毫無道理也不以為意。他們最常出現在公家機關、醫院、大型服務業和歷史悠久的家族企業。

互動要點:

1.清楚並遵守規則:和這類主管共事,絕對要清楚組織裡的規則,向他報告進度時,務必告訴他你已接洽過標準程序裡的哪些負責人。

2.要有耐心:官僚型組織的變化速度通常很慢,新想法通常不易落實。如果你不喜歡循規蹈矩,可以考慮換個不同類型的組織。

四、顧問型

這類主管擁有出色的聆聽技巧,會在解決問題時採納他人意見,並善於和直屬同仁與組織成員建立良好關係,也會認同他人貢獻。

互動要點:

1.做好準備:這類主管一定會問部屬的想法,所以你要先架構你的回答,並準備好能支持你立場的證據。

2.成為概念發想達人:他們通常激賞能提出創新概念的部屬,並能授權對方完成任務,並在你成功時為你感到開心。

很有可能,你的主管不屬於上面任何一種類型,或者屬於兩種以上的混合型,而不管面對哪一類型的主管,有五種行為你決定要避開:言行不一、越級報告、對主管無禮、說謊、落井下石,這些絕對是會讓你和主管關係緊張甚至瓦解的地雷。

做好向下管理減少壓力、共創利益

當你能成功做好向上管理,恭喜你,已經減輕不少上班壓力。若未來有機會升任主管,或者你現在就已經是主管,做好向下管理,也能消除你的部分壓力。此外,讓部屬願意追隨你,共創團隊利益,也將有助於你的工作表現與職涯發展。

以下是《向上管理.向下管理》一書中提到可快速建立良好職場關係的方法,讓你和部屬的關係不再卡卡:

1.建議信任關係

言行一致、願意實踐承諾的主管,總是能獲得部屬信任,願意讓他們赴湯蹈火達成交辦事務,所以,建立與部屬間的信任關係十分重要,尤其是在新官上任的九十天內。

2.跳進戰場

你可能聽說升上管理職後就不用再做第一線的工作,但如果你願意跳進戰場,和員工們一起並肩作戰,更能激勵士氣,獲得部屬的敬重。另外,這也是瞭解每位部屬優缺點的最佳時機。

3.要有彈性

多數主管傾向讓員工調整工作方式來配合自己,但要讓團隊更具生產力,調整自己的管理方式可能是最快的方式。假設你習慣用電子郵件進行團隊腦力激盪,但團隊成員在面對面討論時最具生產力,那你可以優先採用團隊習慣的方式。

4.協助他人發光發亮

評量員工時,看重的是他們的工作成果;評量主管時,其中一項重點在於他們是否能激勵部屬創造傑出表現。作為主管,可以適度讚賞、感謝與獎勵表現傑出的部屬,讓客戶、團隊知道部屬的戰功,讓他們受到鼓舞、願意為你效命。

參考書籍
《向上管理.向下管理:埋頭苦幹沒人理,出人頭地有策略,承上啟下、左右逢源的職場聖典》,
蘿貝塔.勤思基.瑪圖森(Roberta Chinsky Matuson)著,吳書榆譯,經濟新潮社
 

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