趨勢觀察站
精彩公開演講
 
雜誌搶先讀
 
訂定計畫要有上下連結性,以達成有效目標
 

撰文◎劉紋豪 攝影◎陳鴻文

  管理專家彼得. 杜拉克(Peter Drucker)在《管理實踐》一書談到目標管理,他認為「並不是有了工作才有目標,而是有了目標才能確定每個人的工作。」當企業將使命和任務轉化為目標時,管理者在接獲和瞭解目標後,應該針對目標對下級進行管理。

  現為職涯發展及經營管理專業講師的胡修遠說道,主管訂定目標和計畫的重要性,就是為了達成公司整體的目標,因為分工負責原則,各個部門有不同職掌,如果訂得不好,結果沒辦法分攤整體公司目標達成的部分,就喪失了擬定目標和計畫的意義了。

  胡修遠到企業上課時,觀察到當在訂定年度計畫和目標,常發生的幾個問題:

  一、上下的連結性不夠:在訂定計畫和目標時,只顧訂定自己部門的計畫和目標,和上面的策略目標沒有連結性。

  二、訂定太多目標和計畫,沒有掌握20/80法則:確實每個部門主管都有很多任務要做,很多目標要達成,但當在做資源分配時,卻沒有20/80的概念,也就是最重要的20%計畫,而能達到80%的目標。

  三、執行力不足:比如今年度訂了很多年度計畫,到年底績效考核時發現達成率都不理想。

  從這三個問題來看,主管在訂定計畫時,要思考是否能將這些問題都解決掉,因為如果無法解決或預防問題,就喪失訂定年度計畫的意義了。

Top-down :從上而下思考

  胡修遠進一步說明,當部門主管在訂定年度計畫及目標時,一般可從兩個面向去思考,第一是Top-Down,就是從上而下;第二是Down-Top,則是從下而上。

  他進一步說明,從上而下的概念,就是先往上看上一級的主管或部門,上個層級的策略目標,因為每個層級有不同層級的目標要達成,往上一層級去看時,會看到上一級的目標和策略。

  以表1為例,最上層為公司的目標,而通常目標達成會有策略,就是達成目標的方法,如策略一、策略二等,當公司策略訂定出來後,接下來各部門就要往上去認領,看哪些策略是跟自己部門有關係。假設我是A部門,依據部門職掌跟策略一有關,認領後,針對這個策略,設定了部級目標1,另一個部門也跟策略有關,所以設定了部級目標2;A部門再依據目標1訂定部門級的策略1、2,然後往下再逐步細分成team目標1和team 目標2,再衍生出不同的行動計畫A、B。



  「愈上層不會談太細的計畫,都是一個方向性的策略,」胡修遠說。比如說公司的策略是致力於運用科技工具去降低成本,那下一級的單位就要往上去思考,哪些部門會跟它有關係,比如說IT部門跟它有關係,要引進科技工具,各部門可能都與降低成本有關,就會往上去認領這個策略,然後再變成目標。

  「一層一層下來,這叫做Top-down,因為這樣的Top-down,你才可以說在每一級訂出目標及計畫時,跟上面會有連結。」胡修遠強調。

  Bottom-up:依據部門職掌訂定目標以Bottom-up來說(參考表2),比如說有些公司的策略及目標,沒有那麼快訂定出來,或是上一層不會那麼明確清楚地訂出來它的策略目標。



  此時,主管就可依據部門職掌來訂定目標,胡修遠說明,「每個部門都有各自要負責的職掌,公司為什麼要成立這個部門,一定有對你的期待,比如說你要負責開拓市場,或負責提供新的產品設計,就是先有目標才有工作的概念。」如果公司的年度策略尚未出來,他建議還是可以從下而上來訂定,依據職掌來找出目標和計畫。

  以表3為例,比如企劃部門有個職掌是負責海外參展,主管可先思考公司要部門做這件事的目的為何?是為了增加海外客戶和拓展海外市場,所以要海外參展。胡修遠提醒,「先想目的,再想目標」,確認目的後,就要訂定目標來衡量目的如何被達成,如每一場海外參展,是為了增加海外客戶及拓展企業品牌,接著就要衡量目標如何被達成,就是訂定策略和計畫,如參展主題於母國媒體曝光10篇/場、海外參展客戶數100人以上/場等。



運用甘特圖 掌控時間管理

  胡修遠指出,主管可善用幾項工具,來協助自己訂定年度目標及計畫。通常在跟上級做連結時,常用的工具是SWOT分析(策略分析的工具),為達成某些目標,要怎麼去掌握到市場的趨勢。SWOT分析就是優勢、劣勢、機會、威脅,用優勢、劣勢、機會、威脅來操作這個策略的分析,來找到比較重點的計畫或策略,這是從上而下常使用的工具。

  而從下而上的工具,則是當你設定了一些目標之後,可以嘗試用WBS(專案管理的手法,叫工作分解結構),把一件不曾做過的事情,就是一個大的目標,透過分解的方法去找出工作細項,為了做這件事情,我要去做哪些部分才能夠完成目標。

  第二種工具就是甘特圖,可將大型計畫分成數個任務及子任務,並將它們展開在時間軸上。對於主管來講,主要是管理職,透過從上而下你知道有些目標會達成,這個目標透過WBS去分解有哪些事情需要去做,而這些事情透過甘特圖來把時間放進去管理。

  「以前我在當主管時,固定貼上幾張甘特圖,年度只要管這個就好,重點是20/80法則,這幾個是部門最重要的事情,只要有被我管理到,基本上就安全了,」胡修遠說。

和老闆溝通 並定期報告

  最後,胡修遠強調,向上管理相當重要,主管訂定完年度計畫後,一定要跟老闆溝通,如果有20項事情要做,建議列舉其中幾項為重點事項,也能讓老闆瞭解部門努力的重點,和部門層級的指標是有所連結的。此外,要定期報告執行進度,讓老闆安心,如此他就不會一直干擾你。


●胡修遠說,假設一開始訂定清楚的目標和計畫,在執行時問題就會少很多

  假設一開始訂定清楚的目標和計畫,是和上面是有所連結的,基本上在執行時問題就會減少很多。

  而向下管理也是相同,「如果目標和計畫跟部屬訂定清楚了,只要掌控甘特圖中的進度,或者定期報告就好,不建議步步盯牢,這樣部屬能力不會成長。隨時思考提升部門同仁的能力,才能應付上級給予的目標。」胡修遠說。
 

人氣數(233)




    搜尋

 ...more
今日人數:349
累計人數:3052389
發表文章:946
Copyright 2007 @ Career Consulting Co.,Ltd 就業情報資訊股份有限公司.