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小地方大關鍵
撰文者◎Career就業情報董事長翁靜玉
 

幾天我在公司召開一場很重要的專案會議,討論有關A部門的工作。參加這場會議的人員包括A部門的主管、主任,以及一位助理,另外還有幾位不同部門的主管。當天我們開會開到下午4點多,我要求助理當天下午6點以前,將會議紀錄整理好,讓我過目簽核,今日事今日畢,看過會議紀錄,如果沒有錯誤,讓各部門依會議紀錄執行,為慎重起見,我特別交代A主管必須看過紀錄再給我。
到了6點鐘,我還沒有看到會議紀錄。由於當時我還有事,於是就先離開公司。到了第二天早上,我看到會議紀錄,有些失望,因為那份會議紀錄的內容,表達得不完整,有些真正的重點沒有記錄到,而且有一個重要項目出現錯字。我的直覺是主管沒有用心看過這紀錄,或者忘了看。
當時負責寫會議紀錄的是A部門的助理,她是一位新進員工。我之所以指定那位新人負責做紀錄,是因為我聽說她有潛力,一個沒有工作經驗的新鮮人,如果從會議紀錄開始做起,可以訓練出完整的文字溝通能力、細節力及化繁為簡的整合力,並且協助她對公司產品及跨部門的認識與了解。
 
從會議紀錄看員工潛力
事實上,從一份會議紀錄中,可以看出一個人的專注力及聰明靈巧的表達整合力。其次,如果能將會議紀錄寫得好,代表她的文字能力佳,那也意味著她的溝通能力不錯。第三,能夠將2個小時的會議紀錄,整合在1頁的內容裡,代表她具有化繁為簡的整合力。最後,如果她能夠在主管要求的時間內完成會議紀錄,也代表著她處理事情的俐落度與時間管理能力。
只可惜,很多人都不重視會議紀錄,認為它不過是聊備一格而已。而這也正是辦公室常見跨部門爭議的來源。如果會議紀錄寫得很模糊,爭議的項目與次數就增大。反之,如果會議紀錄記載得很明確,日後跨部門爭議就會少一點,特別是一些涉及數量、價格、日期進度等量化的數字,或是工作分配、獎懲,權利義務的分配等等,如果紀錄清楚,就能避免日後爭端。
 
魔鬼藏在細節中 新人訓練無所不在
從這件事情看來,負責會議紀錄的是新手,我不忍苛責。做得固然不夠理想,但是該部門主管亦有未盡職責之處。當時我要求A部門主管必須先看過會議紀錄再交給我,但那位部門主管事後承認並沒有事前過目,助理就E-mail給我。我認為這樣的主管是太忙,還是沒聽進我的話,還是懶得看紀錄?
身為主管應該關心到寫會議紀錄的是一位新人,她沒有經驗,對公司的作業流程以及產品都還不太了解,在寫會議紀錄時,也許會抓不住重點,甚至影響到其他部門的權利義務。主管在帶新人時,必須重視這個部分,應該協助她、指導她,讓新人知道,這一張會議紀錄涉及很多跨部門溝通,看似小地方,其實是大關鍵所在。
此外,會議紀錄是一個公司最重要的跨部門決策的溝通平台,也是公司對一項專案的執行準則與賞罰依據,同時也是高階主管支持一個部門的尚方寶劍。看了會議紀錄,就可以知道公司高階主管對這件事情的重視程度及決策方向。一份好的會議紀錄最好採取條列式,不要長篇大論。這樣大家都可以看得清楚明白,日後爭議也比較少。
一般經營管理常提到「魔鬼藏在細節中」,主管對員工的訓練應無所不在,如果A主管能從會議紀錄訓練助理的基本功,那A主管將是最紮實、最棒的職場教練,畢竟小地方大關鍵,對新人的職涯發展影響甚遠。
 

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